Ihr Telefon klingelt, während Ihr Team arbeitet. Wer nicht durchkommt, ruft selten noch einmal an. Der Agent nimmt jeden Anruf entgegen, vergibt Termine direkt in Ihrer Software und stellt durch, wenn es darauf ankommt.
Unverbindlich. Danach wissen Sie, ob sich ein Telefonagent für Sie lohnt — und wo nicht.
»Bei uns klingelt das Telefon den ganzen Tag und keiner kann rangehen.«
»Nach Feierabend geht der Anrufbeantworter ran. Da rufen die Leute nicht zurück.«
»Ich muss sofort erkennen, wenn es dringend ist.«
Welche Anliegen kommen wie oft — und welche davon lassen sich überhaupt abnehmen.
Was der Agent in welchem Fall tun soll, legen wir gemeinsam fest. Sie geben frei, bevor etwas live geht.
Termine und Anliegen landen dort, wo Ihr Team ohnehin nachsieht. Kein zweites System zum Pflegen.
Echte Fälle werden durchgespielt, bis die Gesprächsführung sitzt. Erst danach geht die Nummer live.
Die Gesprächsqualität wird laufend ausgewertet und nachgeschärft. Ein Agent, den niemand prüft, wird mit der Zeit schlechter.
Ein Anruf, der niemanden erreicht, ist nicht nur ein verlorener Anruf. Er ist eine Entscheidung, die jemand anders trifft.
Als unabhängiger Dritter biete ich Ihnen eine objektive, anbieterneutrale Beratung. Mein Fokus liegt allein darauf, die Software zu finden und einzurichten, die perfekt zu Ihren Prozessen passt – ohne Verkaufsdruck oder Betriebsblindheit.
Ich habe keine eigene Software im Regal. Was ich empfehle, kommt aus dem Vergleich — mit dem Wissen aus anderen Projekten.
Wo zwei Hersteller je einen Teil gut können, verbinde ich beide.
Telefon, WhatsApp, Postfach — ein Eintrag im Kalender.
Kein Systemwechsel, kein zweites Programm zum Pflegen.
Ihr Team lernt den Agenten im laufenden Betrieb kennen — nicht in einer Schulung, für die niemand Zeit hat.
Kein Ticketsystem. Ich sitze in Leipzig.
Dienstag, 8:40 Uhr
Zahnarztpraxis, drei Behandler
Anrufer»Ich bräuchte einen Termin, mir tut der Zahn weh seit gestern.«
Agent»Seit gestern — tut es beim Zubeißen weh oder dauerhaft?«
Anrufer»Dauerhaft. Auch nachts.«
Durchgestellt an die Anmeldung — nach der Liste, die die Praxis vorgegeben hat.
Sonntag, 2:15 Uhr
Sanitärbetrieb mit Notdienst
Anrufer»Bei mir tropft der Wasserhahn in der Küche.«
Agent»Läuft irgendwo Wasser aus, das Sie nicht abstellen können?«
Anrufer»Nein, nur der Hahn.«
Termin für Montagvormittag. Die Bereitschaft schläft weiter.
Donnerstag, 11:05 Uhr
Steuerkanzlei, zwei Berufsträger
Anrufer»Ich wollte fragen, ob meine Steuererklärung schon raus ist.«
Agent»Dafür brauche ich Ihre Mandantennummer — und ich schicke Ihnen einen Bestätigungscode per SMS.«
Erst nach bestandener Prüfung nennt der Agent den Stand. Ohne Code gibt es keine Auskunft, sondern einen Rückruf durch die Kanzlei.
Beispielhafte Gesprächsverläufe. Echte Aufzeichnungen folgen, sobald die Freigaben vorliegen.
Wie die Anbindung an Ihre Telefonie und Ihre Systeme funktioniert.
Eine neue Nummer oder Ihre bestehende — per Weiterleitung oder über einen SIP-Trunk direkt angebunden. Ihre vorhandene Telefonanlage bleibt bestehen; der Agent kann auch nur die Überlaufanrufe übernehmen, die nach drei Klingelzeichen niemand annimmt.
Ist die Nummer bekannt, wird vor dem Gespräch im CRM oder Kalender nachgeschlagen — der Agent weiß dann, mit wem er spricht, und kann auf laufende Vorgänge Bezug nehmen.
Anbindung über die dokumentierte Schnittstelle des jeweiligen Systems. Erprobt unter anderem: Cal.com, Google Kalender, Microsoft 365, HubSpot, Zoho. Branchensoftware nach Prüfung.
Kalte Weiterleitung oder warme Übergabe mit Ansage. Klappt die Weiterleitung nicht, nimmt der Agent eine Nachricht auf — es gibt keinen Fall, in dem ein Anrufer im Nichts landet.
Preise, Fristen und Berechnungen kommen nicht aus dem Sprachmodell, sondern aus hinterlegten Daten oder deterministischem Code. Das Modell liest vor, es rechnet nicht.
Jedes Gespräch wird mit Zeitpunkt, Anliegen, Ergebnis und Transkript festgehalten.
Für unkritische Abläufe. Schnell eingerichtet, kein Entwicklungsaufwand.
Wo sensible Daten im Spiel sind. Dieselbe Funktion, Ihre Umgebung.
Wenn es für Ihren Ablauf nichts Passendes gibt, baue ich es.
Was verarbeitet werden darf, wo die Daten liegen, was Sie dokumentieren müssen — schriftlich, bevor etwas eingerichtet wird.
Welcher Weg sinnvoll ist, entscheidet sich nach der Analyse — nicht vorher.
Viele merken es. Entscheidend ist, dass der Agent es nicht verschleiert und dass das Anliegen erledigt wird. Ein ehrlich angekündigter Assistent, der um acht Uhr abends einen Termin vergibt, kommt besser an als eine Mailbox.
Dann bekommen sie einen. Der Agent kann so eingestellt werden, dass er bei der kleinsten Unsicherheit durchstellt. Und selbst dann gilt: Ein freundlicher Assistent, der sofort rangeht, ist besser als ein Klingeln ohne Ende.
Die bleibt. Der Agent kann sich auf die Anrufe beschränken, die ohnehin niemand annimmt.
Das wird vor dem ersten Anruf geklärt: was verarbeitet wird, wo es liegt, was Sie dokumentieren müssen. Bei Gesundheits- und Mandantendaten gelten zusätzliche Regeln.
Ja. Entweder wird die Nummer weitergeleitet oder direkt angebunden. Ihre Kunden wählen dieselbe Nummer wie bisher.
Ja, mehrsprachiger Betrieb ist möglich. Der Agent erkennt die Sprache und wechselt.
Der Agent läuft nicht bei Ihnen, sondern im Rechenzentrum. Ein Ausfall in Ihrem Haus betrifft ihn nicht — im Gegenteil, er nimmt weiter Anrufe an.
Dann greift die Weiterleitung, die wir vorher festlegen: auf ein Mobiltelefon, die Zentrale oder den Anrufbeantworter. Das wird vor dem Livegang eingerichtet und getestet, nicht erst im Störungsfall besprochen. Die Überwachung meldet einen Ausfall an mich, nicht Ihnen.
Ja. Jedes Gespräch wird protokolliert, auf Wunsch mit Aufzeichnung — dann mit dem rechtlich erforderlichen Hinweis zu Beginn des Gesprächs.
Nach Kriterien, die wir vorher gemeinsam festlegen. In einer Praxis sind das andere als in einem Sanitärbetrieb. Im Zweifel stellt er durch — lieber einmal zu viel.
Sie schildern, wo es bei Ihnen klemmt. Ich sage Ihnen, was sich lohnt, was nicht, und ob ich der Richtige dafür bin. Kostenlos und ohne Verpflichtung.
Antwort in der Regel am selben oder am nächsten Werktag.
