In vielen Praxen niemand — weil alle am Patienten sind. Der Anrufbeantworter läuft, die Rückrufe stapeln sich, und abends um sieben telefoniert jemand dem Tag hinterher.
»Hausbesuche und Praxistermine gehen im Kalender durcheinander.«
Fahrtzeiten werden mitgeplant, damit kein Termin auf den nächsten drückt.
In 2 Schritten
Fahrtzeiten hinterlegen Welche Gebiete, welche Wegzeiten. Ihre Angaben, von Ihnen freigegeben.
Passend einplanen Ein Hausbesuch blockt die Fahrt mit. Der nächste Praxistermin beginnt erst danach.
Der Nachmittag verschiebt sich nicht, weil eine Fahrt vergessen wurde.
THEORGGoogle Kalender
Haben Ihr Telefon, Ihr Postfach und Ihre Praxissoftware denselben Stand?
Telefon
WhatsApp
Postfach
Praxissoftware
Ein Stand
Sie setzen schon KI für einen Aufgabenbereich ein?
Dann bleibt sie. Ich verbinde sie mit dem, was drumherum liegt — und prüfe, ob sie einen Ausfall übersteht.
Verschiedene Systeme zusammenführen
Ein Terminwunsch, der während der Behandlung auf dem Anrufbeantworter landet, muss abends nicht noch einmal abgetippt werden.
Ausfallsicher und gegen Angriffe gehärtet
Ein Terminplan, der nicht erreichbar ist, legt den ganzen Tag lahm. Fällt der Server aus oder zieht ein KI-gestützter Angriff Daten ab, hilft kein Support-Ticket. Ich prüfe das und rüste nach.
Niemand sollte unersetzlich sein — auch kein System
Sie würden auch keiner Rezeptionskraft alles Wissen überlassen, ohne zu klären, wer sie im Urlaub vertritt. Für Ihre Technik gilt dasselbe.
Kein Systemwechsel, kein Umlernen
Angepasst an Ihre Behandlungszeiten, Ihre Rezeptarten, Ihre Abläufe. Keine Lösung von der Stange.
Anbindung
Womit sich der Agent verbindet
Er ersetzt nichts davon. Er trägt dort ein, wo Ihr Team ohnehin nachschaut — damit niemand zwei Systeme pflegen muss.
THEORG
Praxisverwaltung
Optica Viva
Praxisverwaltung
Appointmed
Terminbuchung
Outlook
Kalender und Post
Google Kalender
Kalender
WhatsApp Business
Nachrichten
Arbeiten Sie mit einem anderen Programm? Dann prüfen wir im Erstgespräch, ob sich Serientermine darin anlegen lassen — und wenn nicht, welcher Weg sonst funktioniert.
Eine Behandlung lässt sich nicht nebenbei führen. Ein Telefonat schon — nur nicht von denselben Händen.
So läuft es ab
Von der ersten Frage bis zum Betrieb
01
Erstgespräch
Sie schildern, wo es klemmt. Ich sage Ihnen, ob sich etwas lohnt — auch wenn die Antwort nein lautet.
02
Einrichten
Ansagen, Regeln für Weiterleitungen, Anbindung an Ihre Systeme. Sie geben frei, bevor etwas live geht.
03
Einarbeiten
Die ersten Wochen läuft der Agent unter Beobachtung. Was nicht passt, wird nachgeschärft.
04
Laufender Betrieb
Monatlicher Bericht: angenommene Anrufe, erledigte Anliegen, Weiterleitungen. Und eine Nummer, unter der Sie mich erreichen.
Zusatzpaket
Wenn ein Dritter Patientendaten sieht
§ 203 StGB erstreckt die Schweigepflicht auf mitwirkende Personen — auch auf einen externen Dienstleister, der Zugang zu Patientendaten bekommt. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO allein genügt dafür nicht.
Verschwiegenheitsverpflichtung in TextformGesondert neben dem Auftragsverarbeitungsvertrag, mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen.
Die ganze Kette, nicht nur ichAuch die eingesetzten Plattformen und deren Unterauftragnehmer werden verpflichtet. Eine Lücke in der Kette macht die übrigen Verträge wertlos.
Getrennte UmgebungVerarbeitung auf Servern in Deutschland, keine Nutzung Ihrer Daten zum Training von Modellen, keine Speicherung über den Vorgang hinaus.
DatenflussübersichtWelche Daten gehen wohin, wie lange bleiben sie dort. Auf einer Seite, damit Sie es Ihrer Kammer zeigen können.
Was in Ihrem Fall nötig ist, klären wir vor der Einrichtung — nicht danach. Für eine rechtsverbindliche Beurteilung gehört ein Fachanwalt dazu; ich bereite auf und setze technisch um.
Manche Softwareanbieter bauen ihre Lösung auch selbst ein.
Warum das selten die beste Wahl ist: Sie empfehlen zwangsläufig das eigene Produkt. Ich bin unabhängig — und verbinde auch Systeme verschiedener Hersteller, wenn jeder davon einen Teil am besten kann.
Vergleich statt Eigenwerbung
Ich habe keine eigene Software im Regal. Was ich empfehle, kommt aus dem Vergleich — mit dem Wissen aus anderen Projekten.
Das Beste aus mehreren Systemen
Wo zwei Hersteller je einen Teil gut können, verbinde ich beide.
Ein Ablauf statt drei Insellösungen
Telefon, WhatsApp, Postfach — ein Eintrag im Kalender.
Anbindung an das, was Sie haben
Kein Systemwechsel, kein zweites Programm zum Pflegen.
Einarbeitung Ihrer Mitarbeiter ohne Zeitdruck
Ihr Team lernt den Agenten im laufenden Betrieb kennen — nicht in einer Schulung, für die niemand Zeit hat.
Ein Ansprechpartner, auch nächstes Jahr
Kein Ticketsystem. Ich sitze in Leipzig.
Was Sie jetzt vermutlich denken.
Wir sind nur zu dritt, lohnt sich das?
Gerade dann. Wo niemand eine Empfangskraft beschäftigt, fällt die Arbeit auf die Behandelnden zurück. Ob es sich lohnt, sage ich Ihnen nach dem Erstgespräch — auch wenn die Antwort nein lautet.
Serientermine sind zu kompliziert für eine Maschine.
Sie folgen Regeln: Rezeptart, Anzahl, Abstand, Dauer. Genau solche Regeln hält ein Agent zuverlässiger ein als ein Mensch zwischen zwei Behandlungen.
Es gibt Terminbuchungen, die das schon können.
Für die reine Buchung oft die richtige Wahl. Der Aufwand in Ihrer Praxis steckt aber im Nachfassen: die Warteliste, die niemand abtelefoniert, und die Rückrufe am Abend. Da hört eine Terminbuchung auf.
Kann der Agent Rezeptdaten aufnehmen?
Rezeptart und Anzahl der Termine ja, Diagnosen nicht. Für die Terminplanung reicht das in der Regel.
Erkennt er Privat- und Kassenpatienten?
Wenn die Information hinterlegt ist, ja. Sonst fragt er — sofern es für die Terminvergabe eine Rolle spielt.
Was, wenn ein Patient etwas Medizinisches fragt?
Dann wird nicht geantwortet, sondern weitergereicht. Der Agent gibt keine fachlichen Auskünfte.
