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Für Arztpraxen

Ab acht Uhr klingelt alles gleichzeitig

Rezeptwünsche, Überweisungen, AU-Fragen, dazwischen jemand mit Brustschmerz. Ihre MFA sortiert das am Telefon, während vor der Anmeldung eine Schlange steht. Was dabei untergeht, merkt niemand — bis mittags die Rückrufliste steht.

Kostenloses Erstgespräch

Unverbindlich. Ich kenne die Abläufe in Ihrer Branche.

  • Beratung

    Welche Lösung zu Ihrem Praxisverwaltungssystem passt — auch wenn es nicht meine ist.

  • Einrichtung

    Ansagen, Notfallsignale, Anbindung. Sie geben frei, bevor etwas live geht.

  • Systeme zusammenführen

    Was am Telefon ankommt, steht im System. Ohne zweiten Weg.

  • Nachjustierung

    Vier Wochen Parallelbetrieb, jeder Grenzfall wird besprochen.

  • Betreuung

    Monatlicher Bericht, feste Ansprechperson.

  • Notfallservice

    Wenn etwas hakt, erreichen Sie mich — kein Ticketsystem.

Das kann vielleicht ein Modul Ihrer Praxissoftware

  1. Abheben
  2. Termin anbieten
  3. Eintragen

Aber kann es auch das?

  • Rezeptwünsche strukturiert aufnehmen
  • Überweisungen und AU-Fragen vorsortieren
  • Notfallsignale erkennen und weiterleiten
  • Rückrufliste führen und abarbeiten
  • Recall für Vorsorge und Kontrollen
  • Postfach vorsortieren, bevor jemand hineinschaut

Ein Modul nimmt Termine entgegen. Die Morgenwelle besteht aber nicht aus Terminwünschen.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

01

»Zwischen acht und zehn kommt meine MFA zu nichts anderem.«

Die Morgenwelle läuft parallel statt nacheinander. Zwanzig Anrufer gleichzeitig sind kein Problem.

In 3 Schritten
  1. Alle Leitungen gleichzeitig Niemand hört ein Besetztzeichen, niemand wartet in der Schleife.
  2. Anliegen einsortieren Rezept, Termin, Frage, Notfall — nach den Kriterien, die Sie vorgeben.
  3. Weitergeben oder erledigen Was Ihre MFA sehen muss, landet auf ihrer Liste. Der Rest ist schon erledigt.

Die Anmeldung arbeitet die Schlange ab, statt zwischen Tresen und Hörer zu wechseln.

CGM MedistarCGM TurbomedmedatixxKI-Telefonagent→

02

»Die Hälfte der Anrufe sind Rezeptwünsche. Dafür braucht es kein Gespräch.«

Rezept- und Überweisungsanfragen werden strukturiert aufgenommen — am Telefon oder per Nachricht.

In 3 Schritten
  1. Angaben abfragen Name, Geburtsdatum, welches Präparat, seit wann. Immer vollständig, immer gleich.
  2. In die Vorbereitung Die Anfrage landet gesammelt dort, wo Ihr Team sie ohnehin abarbeitet.
  3. Rückmeldung an den Patienten Wann es fertig ist und ob es abgeholt oder geschickt wird.

Aus fünfzig Gesprächen wird eine Liste, die in einem Durchgang abgearbeitet ist.

CGM MedistarmedatixxWhatsApp BusinessWhatsApp und Chat→

03

»Ein akuter Fall darf nicht in der Warteschleife landen.«

Erkennt der Agent ein Signal aus Ihrer Liste, bricht er ab und stellt sofort zu Ihrem Team durch.

In 3 Schritten
  1. Sie legen die Signale fest Brustschmerz, Atemnot, plötzliche Lähmung — Ihre Liste, von Ihnen freigegeben.
  2. Durchstellen statt aufnehmen Kein Terminangebot, keine Rückfrage. Der Anruf geht an Ihre MFA, die entscheidet.
  3. Vier Wochen nachschärfen In der Anfangszeit wird jeder Grenzfall besprochen und die Liste angepasst.

Was akut klingt, landet bei einem Menschen — nicht in einem Terminvorschlag.

Praxistelefon

04

»Die Vorsorge-Erinnerungen macht bei uns niemand.«

Recall für fällige Untersuchungen, ohne dass jemand Listen pflegt.

In 2 Schritten
  1. Fälligkeiten lesen Der Agent sieht in Ihrer Praxissoftware, wer wann wieder dran ist.
  2. Verteilt erinnern Über die Woche gestreut, damit die Sprechstunde nicht kippt. Per Anruf oder Nachricht, je nach Hinterlegung.

Vorsorge und Kontrollen laufen weiter, auch wenn gerade niemand Zeit dafür hat.

CGM TurbomedsamediOutbound-Telefonie→

Weiß Ihr Postfach, was am Telefon besprochen wurde?

  • Telefon
  • WhatsApp
  • Postfach
  • Praxissoftware
Ein Stand

Sie setzen schon KI ein?

Dann bleibt sie. Ich verbinde sie mit dem, was drumherum liegt — und prüfe, ob sie einen Ausfall übersteht.

  • Verschiedene Systeme zusammenführen

    Ein Rezeptwunsch, der morgens am Telefon kommt, muss mittags nicht noch einmal aus dem Postfach gefischt werden.

  • Ausfallsicher und gegen Angriffe gehärtet

    Eine Praxis ohne Termine ist eine Praxis ohne Betrieb. Fällt der Server aus oder zieht ein KI-gestützter Angriff Daten ab, hilft kein Support-Ticket. Ich prüfe das und rüste nach.

  • Niemand sollte unersetzlich sein — auch kein System

    Sie würden auch keiner MFA alles Wissen überlassen, ohne zu klären, wer sie im Urlaub vertritt. Für Ihre Technik gilt dasselbe.

  • Maßgeschneidert in die bestehende Infrastruktur

    Angepasst an Ihre Sprechstundenzeiten, Ihre Terminarten, Ihre Abläufe. Kein Systemwechsel, keine Lösung von der Stange.

Anbindung

Womit sich der Agent verbindet

Er ersetzt nichts davon. Er trägt dort ein, wo Ihr Team ohnehin nachschaut — damit niemand zwei Systeme pflegen muss.

  • CGM Medistar
    Praxisverwaltung
  • CGM Turbomed
    Praxisverwaltung
  • medatixx
    Praxisverwaltung
  • samedi
    Terminbuchung
  • Outlook
    Kalender und Post
  • Google Kalender
    Kalender
  • WhatsApp Business
    Nachrichten

Ihr Praxisverwaltungssystem steht nicht dabei? Dann klären wir im Erstgespräch, ob eine Anbindung möglich ist — und wenn nicht, welcher Weg sonst funktioniert.

Ein Werkzeug wird nicht dadurch gut, dass es viel kann. Sondern dadurch, dass es weiß, wo es aufhört.

So läuft es ab

Von der ersten Frage bis zum Betrieb

  1. 01

    Erstgespräch

    Sie schildern, wo es klemmt. Ich sage Ihnen, ob sich etwas lohnt — auch wenn die Antwort nein lautet.

  2. 02

    Einrichten

    Ansagen, Regeln für Weiterleitungen, Anbindung an Ihre Systeme. Sie geben frei, bevor etwas live geht.

  3. 03

    Einarbeiten

    Die ersten Wochen läuft der Agent unter Beobachtung. Was nicht passt, wird nachgeschärft.

  4. 04

    Laufender Betrieb

    Monatlicher Bericht: angenommene Anrufe, erledigte Anliegen, Weiterleitungen. Und eine Nummer, unter der Sie mich erreichen.

Zusatzpaket

Wenn ein Dritter Patientendaten sieht

§ 203 StGB erstreckt die Schweigepflicht auf mitwirkende Personen — auch auf einen externen Dienstleister, der Zugang zu Patientendaten bekommt. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO allein genügt dafür nicht.

  • Verschwiegenheitsverpflichtung in TextformGesondert neben dem Auftragsverarbeitungsvertrag, mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen.
  • Die ganze Kette, nicht nur ichAuch die eingesetzten Plattformen und deren Unterauftragnehmer werden verpflichtet. Eine Lücke in der Kette macht die übrigen Verträge wertlos.
  • Getrennte UmgebungVerarbeitung auf Servern in Deutschland, keine Nutzung Ihrer Daten zum Training von Modellen, keine Speicherung über den Vorgang hinaus.
  • DatenflussübersichtWelche Daten gehen wohin, wie lange bleiben sie dort. Auf einer Seite, damit Sie es Ihrer Kammer zeigen können.

Was in Ihrem Fall nötig ist, klären wir vor der Einrichtung — nicht danach. Für eine rechtsverbindliche Beurteilung gehört ein Fachanwalt dazu; ich bereite auf und setze technisch um.

Manche Softwareanbieter bauen ihre Lösung auch selbst ein.

Warum das selten die beste Wahl ist: Sie empfehlen zwangsläufig das eigene Produkt. Ich bin unabhängig — und verbinde auch Systeme verschiedener Hersteller, wenn jeder davon einen Teil am besten kann.

  • Vergleich statt Eigenwerbung

    Ich habe keine eigene Software im Regal. Was ich empfehle, kommt aus dem Vergleich — mit dem Wissen aus anderen Projekten.

  • Das Beste aus mehreren Systemen

    Wo zwei Hersteller je einen Teil gut können, verbinde ich beide.

  • Ein Ablauf statt drei Insellösungen

    Telefon, WhatsApp, Postfach — ein Eintrag im Kalender.

  • Anbindung an das, was Sie haben

    Kein Systemwechsel, kein zweites Programm zum Pflegen.

  • Einarbeitung Ihrer Mitarbeiter ohne Zeitdruck

    Ihr Team lernt den Agenten im laufenden Betrieb kennen — nicht in einer Schulung, für die niemand Zeit hat.

  • Ein Ansprechpartner, auch nächstes Jahr

    Kein Ticketsystem. Ich sitze in Leipzig.

Was Sie jetzt vermutlich denken.

Es gibt fertige Lösungen für Arztpraxen, die an unser System andocken.

Die gibt es, und einige sind gut. Wenn eine davon zu Ihnen passt, sage ich Ihnen das — und kümmere mich um alles, was sie nicht abdeckt: das Postfach, die Rezeptwünsche per Nachricht, die Rückruflisten.

Unsere Patienten sind älter, die wollen eine Stimme, die sie kennen.

Die bekommen sie weiterhin. Der Agent stellt bei jeder Unsicherheit durch. Nur landet dann niemand mehr in der Warteschleife, weil zeitgleich vierzig andere anrufen.

Wer haftet, wenn ein Notfall falsch eingeordnet wird?

Deshalb ordnet der Agent nicht ein. Er erkennt die Signale, die Sie festgelegt haben, und leitet weiter — bei Unklarheit immer. Die Kriterien geben Sie vor dem Livegang frei, und in den ersten Wochen wird jeder Grenzfall nachgeschärft.

Kann der Agent Termine direkt in unser Praxisverwaltungssystem schreiben?

Das hängt vom System ab und wird vorher geprüft, nicht behauptet. Wo es geht, schreibt er direkt hinein. Wo nicht, führt er einen abgeglichenen Kalender — spürbar ist der Unterschied für Ihr Team kaum.

Wie erkennt er den Unterschied zwischen Rezeptwunsch und Akutfall?

An den Formulierungen, die Sie vorgeben. Er stellt gezielte Rückfragen und bricht ab, sobald ein Notfallsignal fällt. Im Zweifel geht der Anruf durch.

Was ist außerhalb der Sprechzeiten?

Der Agent nennt die Bereitschaftsnummer und den ärztlichen Notdienst. Terminwünsche nimmt er auf, sie stehen morgens im Kalender.

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Max Rieger, Gründer von AI-Agent24

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Erzählen Sie mir, was zwischen acht und zehn auf die Anmeldung einprasselt. Ich sage Ihnen, was sich davon abnehmen lässt — und was zu Ihnen gehört.

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