Kurz vor der Frist fehlen bei einem Teil der Mandanten noch Belege. Jemand muss anrufen, erinnern, nachhalten — und wird dabei ständig von Anrufen unterbrochen, die nur wissen wollen, ob etwas angekommen ist.
Unverbindlich. Ich kenne die Abläufe in Ihrer Branche.
Beratung
Was sich in Ihrer Kanzlei lohnt — und was nicht.
Einrichtung
Priorisierung, Ansagen, Anbindung. Sie geben frei, bevor etwas läuft.
Systeme zusammenführen
Kanzleisoftware, Dokumentenablage, Postfach — ein Stand.
Nachjustierung
Die ersten Wochen lernt der Agent Ihre Formulierungen.
Betreuung
Monatlicher Bericht, feste Ansprechperson.
Notfallservice
Wenn etwas hakt, erreichen Sie mich — kein Ticketsystem.
Das kann vielleicht ein Modul Ihrer Kanzleisoftware
Anruf annehmen
→
Notiz anlegen
→
Rückruf vormerken
Aber kann es auch das?
Fehlende Unterlagen automatisch anmahnen
Standauskunft geben, ohne dass jemand nachschaut
Fristsachen sofort an den Berufsträger
Belege aus dem Postfach vorsortieren
Saisonwellen abfangen, wenn alle dasselbe fragen
Mandantenanfragen aus E-Mail und Telefon in einem Vorgang
Ein Modul hält fest, wer angerufen hat. Die Arbeit beginnt danach.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
01
»Die Hälfte der Anrufe ist dieselbe Frage: Ist das schon durch?«
Die Standauskunft läuft ohne Sekretariat — und ohne dass jemand in die Akte schaut.
In 3 Schritten
Identität prüfen Mandantennummer plus ein zweites Merkmal, das nur der Mandant kennt. Das Verfahren legen wir gemeinsam fest — ohne bestandene Prüfung gibt es keine Auskunft.
Stand nachsehen Eingegangen, in Bearbeitung, beim Finanzamt — der Stand, den Sie hinterlegt haben.
Ohne inhaltliche Details Der Agent sagt, wo die Sache steht. Nicht, was drinsteht.
Ihr Sekretariat wird nicht mehr zwanzigmal am Tag für dieselbe Frage unterbrochen.
»Eine Fristsache darf nicht auf einem Rückrufzettel landen.«
Was dringend ist, geht sofort durch. Alles andere wird aufgenommen.
In 2 Schritten
Sie bestimmen, was durchgeht Betriebsprüfung, Vollstreckung, ablaufende Frist — Ihre Liste, von Ihnen freigegeben.
Direkt zum Berufsträger Ohne Zwischenstation, ohne Rückrufzettel. Auch außerhalb der Bürozeiten, wenn Sie das so wollen.
Was eine Frist berührt, erreicht Sie am selben Tag — nicht am nächsten Morgen.
Kanzleitelefon
04
»Wenn ein Sonderthema kommt, rufen an einem Tag hundert Mandanten an.«
Alle bekommen dieselbe verlässliche Auskunft, ohne dass die Kanzlei stillsteht.
In 2 Schritten
Wissensstand hinterlegen Was gilt, was ist zu tun, bis wann. Sie geben den Text frei, bevor er gesprochen wird.
Beliebig viele gleichzeitig Hundert Anrufe in einer Stunde sind kein Problem. Wer mehr wissen will, wird vorgemerkt.
Die Welle läuft an der Kanzlei vorbei, statt sie zwei Tage lahmzulegen.
KanzleitelefonOutlook
Wissen Sie heute, wessen Unterlagen noch fehlen — ohne nachzusehen?
Telefon
WhatsApp
Postfach
Kanzleisoftware
Ein Stand
Sie setzen schon KI ein?
Dann bleibt sie. Ich verbinde sie mit dem Rest — und schaue, ob die Vertragskette dahinter wirklich lückenlos ist.
Verschiedene Systeme zusammenführen
Kanzleisoftware, Dokumentenablage, Postfach und Telefon greifen auf denselben Stand zu — statt vier Inseln, die jemand von Hand abgleicht.
Die Vertragskette lückenlos halten
Ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter reicht bei § 203 nicht. Auch dessen Unterauftragnehmer müssen verpflichtet sein. Eine Lücke in der Kette macht die übrigen Verträge wertlos — das prüfe ich.
Niemand sollte unersetzlich sein — auch kein System
Sie würden auch keinem Mitarbeiter alle Mandantenzugänge geben, ohne zu klären, wer ihn vertritt. Für Ihre Technik gilt dasselbe.
Maßgeschneidert in die bestehende Infrastruktur
Angepasst an Ihre Mandantenstruktur und Ihre Fristenlogik. Kein Programmwechsel, keine Vorlage aus dem Katalog.
Anbindung
Womit sich der Agent verbindet
Er ersetzt nichts davon. Er trägt dort ein, wo Ihr Team ohnehin nachschaut — damit niemand zwei Systeme pflegen muss.
DATEV
Kanzleisoftware
Addison
Kanzleisoftware
Agenda
Kanzleisoftware
DATEV DMS
Dokumente
Outlook
Kalender und Post
Google Kalender
Kalender
WhatsApp Business
Nachrichten
Eine direkte Anbindung an DATEV sage ich nicht zu, bevor sie gebaut und geprüft ist. Was in Ihrem Fall geht, klären wir im Erstgespräch — und wo es keinen Weg gibt, sage ich das.
Automatisierung nimmt niemandem die Arbeit ab, für die er ausgebildet wurde. Sie nimmt das Drumherum.
So läuft es ab
Von der ersten Frage bis zum Betrieb
01
Erstgespräch
Sie schildern, wo es klemmt. Ich sage Ihnen, ob sich etwas lohnt — auch wenn die Antwort nein lautet.
02
Einrichten
Ansagen, Regeln für Weiterleitungen, Anbindung an Ihre Systeme. Sie geben frei, bevor etwas live geht.
03
Einarbeiten
Die ersten Wochen läuft der Agent unter Beobachtung. Was nicht passt, wird nachgeschärft.
04
Laufender Betrieb
Monatlicher Bericht: angenommene Anrufe, erledigte Anliegen, Weiterleitungen. Und eine Nummer, unter der Sie mich erreichen.
Zusatzpaket
Die Vertragskette, die Ihre Kammer sehen will
§ 203 StGB erstreckt die Schweigepflicht auf mitwirkende Personen — auch auf einen externen Dienstleister, der Zugang zu Mandantendaten bekommt. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO allein genügt dafür nicht; zusätzlich gilt § 62a StBerG.
Verschwiegenheitsverpflichtung in TextformGesondert neben dem Auftragsverarbeitungsvertrag, mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen.
Die ganze Kette, nicht nur ichAuch die eingesetzten Plattformen und deren Unterauftragnehmer werden verpflichtet. Eine Lücke in der Kette macht die übrigen Verträge wertlos.
Getrennte UmgebungVerarbeitung auf Servern in Deutschland, keine Nutzung Ihrer Daten zum Training von Modellen, keine Speicherung über den Vorgang hinaus.
DatenflussübersichtWelche Daten gehen wohin, wie lange bleiben sie dort. Auf einer Seite, damit Sie es Ihrer Kammer zeigen können.
Was in Ihrem Fall nötig ist, klären wir vor der Einrichtung — nicht danach. Für eine rechtsverbindliche Beurteilung gehört ein Fachanwalt dazu; ich bereite auf und setze technisch um.
Manche Softwareanbieter bauen ihre Lösung auch selbst ein.
Warum das selten die beste Wahl ist: Sie empfehlen zwangsläufig das eigene Produkt. Ich bin unabhängig — und verbinde auch Systeme verschiedener Hersteller, wenn jeder davon einen Teil am besten kann.
Vergleich statt Eigenwerbung
Ich habe keine eigene Software im Regal. Was ich empfehle, kommt aus dem Vergleich — mit dem Wissen aus anderen Projekten.
Das Beste aus mehreren Systemen
Wo zwei Hersteller je einen Teil gut können, verbinde ich beide.
Ein Ablauf statt drei Insellösungen
Telefon, WhatsApp, Postfach — ein Eintrag im Kalender.
Anbindung an das, was Sie haben
Kein Systemwechsel, kein zweites Programm zum Pflegen.
Einarbeitung Ihrer Mitarbeiter ohne Zeitdruck
Ihr Team lernt den Agenten im laufenden Betrieb kennen — nicht in einer Schulung, für die niemand Zeit hat.
Ein Ansprechpartner, auch nächstes Jahr
Kein Ticketsystem. Ich sitze in Leipzig.
Was Sie jetzt vermutlich denken.
Mandantendaten gehen nicht in eine KI.
Sie dürfen es, wenn die Kette stimmt. § 203 StGB erlaubt ausdrücklich, mitwirkende Personen einzubinden — vorausgesetzt, sie sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. Was dafür nötig ist, klären wir vor der Einrichtung, nicht danach.
Ist das an DATEV angebunden?
Das sage ich Ihnen erst zu, wenn ich es gebaut und geprüft habe. Was heute sicher funktioniert, sind die offiziellen Wege: strukturierte Übergabe, Dokumentenablage, E-Mail. Lieber ein ehrliches „noch nicht" als ein Versprechen, das im Betrieb auffliegt.
Es gibt Telefonassistenten speziell für Kanzleien.
Für die reine Anrufannahme sind die oft die richtige Wahl. Der Aufwand in einer Kanzlei steckt aber nicht im eingehenden Anruf — er steckt im Nachfassen bei Unterlagen und im Vorsortieren von Belegen. Da hört ein Telefonassistent auf.
Woher weiß der Agent, wer am Telefon ist?
Über ein Verfahren, das wir gemeinsam festlegen: Mandantennummer plus ein zweites Merkmal, bei sensiblen Auskünften auch eine Bestätigung per Nachricht. Wer es nicht besteht, bekommt keine Auskunft — sondern einen Rückruf durch Ihre Kanzlei.
Was passiert mit Belegen, die per Mail kommen?
Anhänge werden erkannt, dem Mandanten zugeordnet und abgelegt. Was unklar ist, wird markiert statt geraten. Eine Stichprobenprüfung bleibt sinnvoll — das ist ausdrücklich Teil des Ablaufs.
Ist nachvollziehbar, was einem Mandanten gesagt wurde?
Jedes Gespräch wird mitgeschrieben und dem Mandanten zugeordnet. Bei einer Rückfrage sehen Sie, was auskunftsgemäß gesagt wurde — und was nicht.
