Gespräch vereinbarenGespräch
Für Sanitär- und Heizungsbetriebe

Ein Rohrbruch klingt genauso wie eine Terminanfrage

Jedenfalls für ein Telefon. Wer Bereitschaft hat, nimmt jeden Anruf an — auch den zwanzigsten, der nur nach einem Wartungstermin fragt. Nachts um zwei. Am nächsten Morgen steht derselbe Mann auf der Baustelle.

Kostenloses Erstgespräch

Unverbindlich. Ich kenne die Abläufe in Ihrer Branche.

  • Beratung

    Welche Lösung zu pds oder Streit passt — auch wenn es nicht meine ist.

  • Einrichtung

    Ansagen, Regeln für den Notdienst, Anbindung. Sie geben frei, bevor etwas live geht.

  • Systeme zusammenführen

    Was nachts aufgenommen wird, steht morgens im Auftrag. Ohne zweiten Weg.

  • Nachjustierung

    Die ersten Wochen unter Beobachtung, jeder Grenzfall wird besprochen.

  • Betreuung

    Monatlicher Bericht, feste Ansprechperson.

  • Notfallservice

    Wenn etwas hakt, erreichen Sie mich — kein Ticketsystem.

Das kann vielleicht ein Modul Ihrer Handwerkersoftware

  1. Anruf annehmen
  2. Anliegen notieren
  3. Rückruf vormerken

Aber kann es auch das?

  • Notfall von Wartungsfrage unterscheiden
  • Nur echte Notfälle an die Bereitschaft
  • Nachtaufnahmen morgens im Auftragsbuch
  • Fällige Wartungen erinnern, bevor die Heizung ausfällt
  • Standauskunft zum laufenden Auftrag
  • Lieferscheine und Rechnungen vorsortieren

Ein Modul nimmt nachts den Anruf an. Aber es weiß nicht, ob es Sie wecken soll.

01

»Nachts klingelt das Telefon für einen tropfenden Hahn.«

Der Agent unterscheidet — und weckt nur, wenn es Ihren Kriterien entspricht.

In 3 Schritten
  1. Sie legen fest, was ein Notfall ist Wasser im Keller, Gasgeruch, Heizungsausfall im Winter. Ihre Liste, von Ihnen freigegeben.
  2. Nachfragen, bis es klar ist Läuft es noch, ist der Hauptschieber zu, wie kalt ist es im Haus. Ihre Fragen, in Ihrer Reihenfolge.
  3. Wecken oder terminieren Ein echter Notfall geht sofort auf das Handy der Bereitschaft. Alles andere bekommt einen Termin für den nächsten Werktag.

Wer Bereitschaft hat, wird nur noch geweckt, wenn es sich lohnt.

FirmentelefonKI-Telefonagent→

02

»Was nachts besprochen wurde, weiß morgens niemand mehr.«

Jede Nachtaufnahme landet im Auftragsbuch — mit Adresse, Anliegen und was schon gesagt wurde.

In 2 Schritten
  1. Vollständig aufnehmen Wer, wo, was, seit wann. Auch was der Anrufer schon selbst versucht hat.
  2. Am Morgen einsortiert Die Disposition sieht die Nacht als Liste, nicht als Zettel neben dem Bett.

Der Tag beginnt mit einem Plan, nicht mit Rekonstruktion.

pdsStreit V.1Craftnote

03

»Wartungstermine erinnert niemand — und im Januar ruft derselbe Kunde als Notdienst an.«

Fällige Wartungen werden erkannt, der Agent ruft an und vergibt gleich den Termin.

In 2 Schritten
  1. Fälligkeiten lesen Aus Ihren Wartungsverträgen: welche Anlage, wann zuletzt, wann wieder.
  2. Vor der Saison anrufen Im Sommer und Frühherbst, wenn noch Kapazität da ist — nicht im Januar.

Die Wartungssaison ist gefüllt, bevor die Heizperiode beginnt.

pdsStreit V.1Outbound-Telefonie→

04

»Kunden fragen nach dem Stand ihres Auftrags.«

Die Auskunft läuft, ohne dass jemand in der Werkstatt nachfragen muss.

In 2 Schritten
  1. Stand aus Ihrem System Material bestellt, Termin steht, erledigt — der Stand, den Sie gepflegt haben.
  2. Keine Zusagen Wann etwas fertig wird, sagt der Agent nur, wenn es bei Ihnen hinterlegt ist. Sonst nimmt er die Frage auf.

Das Büro wird nicht mehr für jede Statusfrage unterbrochen.

pdsCraftnote

Weiß Ihre Disposition am Morgen, was nachts gemeldet wurde?

  • Telefon
  • WhatsApp
  • Postfach
  • Handwerkersoftware
Ein Stand
  • Verschiedene Systeme zusammenführen

    Ein Notruf um zwei Uhr und die Terminanfrage um neun laufen über dieselbe Nummer. Getrennt gehören sie erst danach.

  • Ausfallsicher und gegen Angriffe gehärtet

    Wer Notdienst anbietet, muss erreichbar sein. Fällt die Technik aus oder zieht ein KI-gestützter Angriff Daten ab, hilft kein Support-Ticket. Ich prüfe das und rüste nach.

  • Niemand sollte unersetzlich sein — auch kein System

    Sie würden auch keinem Monteur alles Wissen überlassen, ohne zu klären, wer ihn im Urlaub vertritt. Für Ihre Technik gilt dasselbe.

  • Kein Systemwechsel, kein Umlernen

    Angepasst an Ihre Bereitschaftszeiten, Ihr Einsatzgebiet, Ihre Abläufe. Keine Lösung von der Stange.

Anbindung

Womit sich der Agent verbindet

Er ersetzt nichts davon. Er trägt dort ein, wo Ihr Team ohnehin nachschaut — damit niemand zwei Systeme pflegen muss.

  • pds
    Handwerkersoftware
  • Streit V.1
    Handwerkersoftware
  • Craftnote
    Baustellenorganisation
  • Lexoffice
    Rechnungen
  • Outlook
    Kalender und Post
  • Google Kalender
    Kalender
  • WhatsApp Business
    Nachrichten

Die Bereitschaftsregelung ist wichtiger als jede Schnittstelle: Wer wird wann geweckt, und wofür. Das klären wir zuerst — die Anbindung an Ihre Software danach.

Der Wert eines Werkzeugs zeigt sich nachts, nicht im Prospekt.

So läuft es ab

Von der ersten Frage bis zum Betrieb

  1. 01

    Erstgespräch

    Sie schildern, wo es klemmt. Ich sage Ihnen, ob sich etwas lohnt — auch wenn die Antwort nein lautet.

  2. 02

    Einrichten

    Ansagen, Regeln für Weiterleitungen, Anbindung an Ihre Systeme. Sie geben frei, bevor etwas live geht.

  3. 03

    Einarbeiten

    Die ersten Wochen läuft der Agent unter Beobachtung. Was nicht passt, wird nachgeschärft.

  4. 04

    Laufender Betrieb

    Monatlicher Bericht: angenommene Anrufe, erledigte Anliegen, Weiterleitungen. Und eine Nummer, unter der Sie mich erreichen.

  • Vergleich statt Eigenwerbung

    Ich habe keine eigene Software im Regal. Was ich empfehle, kommt aus dem Vergleich — mit dem Wissen aus anderen Projekten.

  • Das Beste aus mehreren Systemen

    Wo zwei Hersteller je einen Teil gut können, verbinde ich beide.

  • Ein Ablauf statt drei Insellösungen

    Telefon, WhatsApp, Postfach — ein Eintrag im Kalender.

  • Anbindung an das, was Sie haben

    Kein Systemwechsel, kein zweites Programm zum Pflegen.

  • Einarbeitung Ihrer Mitarbeiter ohne Zeitdruck

    Ihr Team lernt den Agenten im laufenden Betrieb kennen — nicht in einer Schulung, für die niemand Zeit hat.

  • Ein Ansprechpartner, auch nächstes Jahr

    Kein Ticketsystem. Ich sitze in Leipzig.

Wenn der Agent einen echten Notfall verpasst, haftet wer?

Deshalb entscheidet er nicht. Er prüft die Kriterien, die Sie festgelegt haben, und gibt im Zweifel immer weiter — lieber ein unnötiger Anruf als ein verpasster Wasserschaden. Die Liste geben Sie vor dem Livegang frei, und in den ersten Wochen wird jeder Grenzfall nachgeschärft.

Nachts will ein Kunde einen Menschen hören.

Den bekommt er, wenn es ein Notfall ist. Bei allem anderen ist die Alternative heute kein Mensch, sondern eine Mailbox — oder ein übermüdeter Monteur, der morgens auf der Baustelle steht.

Wir haben einen Telefondienst, der das macht.

Ein Telefondienst nimmt auf und ruft Sie an. Was er nicht macht: die Aufnahme ins Auftragsbuch schreiben, den Wartungstermin gleich vergeben und die Nacht am Morgen sortiert vorlegen. Und er kostet pro Anruf — auch für den tropfenden Hahn.

Kann der Agent Preise für den Notdienst nennen?

Richtwerte aus Ihrer hinterlegten Liste, immer als Orientierung. Verbindliche Zusagen nicht — nachts schon gar nicht, weil der Aufwand erst vor Ort feststeht.

Wie unterscheidet er einen Heizungsausfall im Sommer von einem im Winter?

An der Jahreszeit und an Ihren Vorgaben. Ein Ausfall im Januar bei Frost ist etwas anderes als im Juli — genau solche Regeln lassen sich festlegen.

Läuft das auch über eine eigene Notdienstnummer?

Ja, getrennt von der Büronummer, mit eigener Regelung. Oder auf derselben Nummer mit unterschiedlichem Verhalten je nach Uhrzeit — je nachdem, was bei Ihnen passt.

Max Rieger, Gründer von AI-Agent24

Wie oft werden Sie nachts für eine Kleinigkeit geweckt?

Erzählen Sie mir, was bei Ihnen über die Notdienstnummer läuft. Ich sage Ihnen, was sich davon abfangen lässt.

Antwort in der Regel am selben oder am nächsten Werktag.