Dienstag, 7:45 Uhr
Handwerksbetrieb, Posteingang
Anrufer»41 neue Mails: Lieferscheine, Anfragen, Werbung.«
Agent»Sortiert: 12 Belege an die Buchhaltung, 6 Anfragen vorgemerkt, Rest abgelegt.«
Der Tag beginnt mit sechs Vorgängen statt mit 41 Mails.
Backoffice und E-Mail
Der Posteingang sortiert sich nicht von allein. Doch, jetzt schon.
Ein voller Posteingang, und nur ein Bruchteil braucht wirklich eine Antwort. Der Rest ist Rechnung, Werbung, Bestätigung, Weiterleitung. Und alles muss einmal durch Ihren Kopf, bevor es abgelegt ist.
Kostenloses Erstgespräch
Unverbindlich. Wir schauen, was in Ihrem Postfach wirklich Arbeit macht.
Typische Situationen
Kommt Ihnen das bekannt vor?
»Das Postfach läuft über. Ich sortiere mehr, als ich arbeite.«
»Dieselbe Information steht bei uns in drei Systemen, natürlich unterschiedlich.«
»Wenn jemand im Urlaub ist, bleibt sein Postfach liegen.«
So läuft es ab
Von der Analyse bis zum laufenden Betrieb
- 01
Postfach ansehen
Zwei Wochen Posteingang zeigen, welche Arten von Nachrichten wie oft kommen. Meist sind es fünf bis acht Kategorien.
- 02
Regeln festlegen
Was wird sortiert, was beantwortet, was nur markiert. Und was auf keinen Fall automatisch behandelt wird.
- 03
Buchhaltung anbinden
Belege gehen in Ihr Programm, mit den Feldern, die es erwartet. Keine Zwischenablage, kein Export-Import.
- 04
Mitlaufen lassen
Erst sortiert der Agent nur und schlägt vor. Wenn die Vorschläge stimmen, übernimmt er mehr.
Verwaltung wird selten dadurch weniger, dass man schneller arbeitet. Nur dadurch, dass sie woanders stattfindet.
Der Unterschied
Objektive Software-Bewertung und Erfahrung aus anderen Projekten
Als unabhängiger Dritter biete ich Ihnen eine objektive, anbieterneutrale Beratung. Mein Fokus liegt allein darauf, die Software zu finden und einzurichten, die perfekt zu Ihren Prozessen passt – ohne Verkaufsdruck oder Betriebsblindheit.
Vergleich statt Eigenwerbung
Ich habe keine eigene Software im Regal. Was ich empfehle, kommt aus dem Vergleich — mit dem Wissen aus anderen Projekten.
Das Beste aus mehreren Systemen
Wo zwei Hersteller je einen Teil gut können, verbinde ich beide.
Ein Ablauf statt drei Insellösungen
Telefon, WhatsApp, Postfach — ein Eintrag im Kalender.
Anbindung an das, was Sie haben
Kein Systemwechsel, kein zweites Programm zum Pflegen.
Einarbeitung Ihrer Mitarbeiter ohne Zeitdruck
Ihr Team lernt den Agenten im laufenden Betrieb kennen — nicht in einer Schulung, für die niemand Zeit hat.
Ein Ansprechpartner, auch nächstes Jahr
Kein Ticketsystem. Ich sitze in Leipzig.
Technischer Unterbau
Für alle, die es genauer wissen wollen
- 01
Postfachzugriff
Über IMAP oder die Schnittstelle Ihres Anbieters. Ihre Mails bleiben, wo sie sind — es wird nichts umgezogen.
- 02
Belegerkennung
Auslesen von PDF und Foto, mit Prüfung gegen Plausibilität: Stimmt die Summe, passt die Steuer, ist der Lieferant bekannt.
- 03
Doppelte Belege
Jeder Beleg bekommt einen Schlüssel aus Nummer, Datum und Betrag. Kommt derselbe zweimal, wird er einmal verbucht.
- 04
Übergabe an die Buchhaltung
In das Format, das Ihr Programm erwartet. Erprobt unter anderem mit Lexoffice, DATEV und sevDesk.
- 05
Was unklar bleibt
Wird nicht geraten, sondern in eine eigene Ablage gelegt. Lieber zehn Zweifelsfälle auf dem Tisch als ein falscher Buchungssatz.
OutlookMicrosoft 365LexofficeDATEVsevDeskn8n
Wie es betrieben wird
Standarddienst, eigener Server oder Eigenbau
Etablierter Dienst
Für unkritische Abläufe. Schnell eingerichtet, kein Entwicklungsaufwand.
Eigener Server in Deutschland
Wo sensible Daten im Spiel sind. Dieselbe Funktion, Ihre Umgebung.
Eigenbau
Wenn es für Ihren Ablauf nichts Passendes gibt, baue ich es.
Rechtslage vorab geklärt
Was verarbeitet werden darf, wo die Daten liegen, was Sie dokumentieren müssen — schriftlich, bevor etwas eingerichtet wird.
Welcher Weg sinnvoll ist, entscheidet sich nach der Analyse — nicht vorher.
Aus dem Alltag
Was morgens im Postfach liegt
Mittwoch, 10:15 Uhr
Steuerkanzlei, Beleg per Mail
Anrufer»Foto einer Tankquittung, ohne Text.«
Agent»Mandant erkannt, Betrag ausgelesen, Kategorie unklar — markiert.«
Abgelegt und zugeordnet. Was unklar ist, wird gekennzeichnet statt geraten.
Montag, 9:00 Uhr
Hausverwaltung, Urlaubsvertretung
Anrufer»Kollegin zwei Wochen im Urlaub.«
Agent»Eingänge laufen weiter in den gemeinsamen Vorgang.«
Nach dem Urlaub wartet kein Stapel, sondern eine sortierte Liste.
Beispielhafte Gesprächsverläufe. Echte Aufzeichnungen folgen, sobald die Freigaben vorliegen.
Häufige Bedenken
Was Sie jetzt vermutlich denken
Ich will nicht, dass jemand in meinem Postfach liest.
Verständlich. Der Zugriff lässt sich auf einen eigenen Ordner begrenzen, in den Sie gezielt weiterleiten. Und wo besonders sensible Daten liegen, läuft die Verarbeitung auf einem Server in Deutschland.
Was, wenn etwas falsch einsortiert wird?
Dann liegt es in der falschen Ablage, nicht im Papierkorb. Gelöscht wird nichts. In den ersten Wochen läuft der Agent ohnehin nur mit und schlägt vor.
Unsere Rechnungen sehen alle unterschiedlich aus.
Das ist der Normalfall. Erkannt wird nicht nach Layout, sondern nach Inhalt — Rechnungsnummer bleibt Rechnungsnummer, egal wo sie steht.
Wir haben eine Steuerberatung, die das macht.
Dann übergeben Sie ihr sortierte und ausgelesene Belege statt eines Ordners. Die meisten Kanzleien rechnen nach Aufwand.
Und wenn das System ausfällt?
Dann liegen Ihre Mails weiterhin im Postfach, wie vorher. Es geht nichts verloren — es wird nur nicht sortiert, bis es wieder läuft.
Besonders gefragt in
Wo sich Papier stapelt
Häufige Fragen
Was Kunden wissen wollen
Muss ich mein E-Mail-Programm wechseln?
Nein. Der Agent arbeitet mit dem Postfach, das Sie haben.
Werden Mails automatisch beantwortet?
Nur wenn Sie das ausdrücklich wünschen und für klar abgegrenzte Fälle. Standardmäßig wird ein Entwurf vorbereitet, den Sie freigeben.
Was passiert mit Anhängen?
Sie werden ausgelesen und abgelegt. Das Original bleibt in der Mail.
Kann er auch Belege aus WhatsApp verarbeiten?
Ja, wenn ein Messaging-Kanal angebunden ist. Ein Foto der Tankquittung reicht.
Was stapelt sich bei Ihnen?
Zeigen Sie mir zwei Wochen Posteingang. Ich sage Ihnen, welcher Teil davon Arbeit ist, die keine sein müsste.
Antwort in der Regel am selben oder am nächsten Werktag.