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Für Anwaltskanzleien

Jeder Anruf reißt jemanden aus der Akte

Ihr Sekretariat nimmt ab oder arbeitet die Akten ab. Beides gleichzeitig geht nicht. Und wer anruft, hat ein Problem — der wählt die nächste Nummer, wenn niemand rangeht.

Kostenloses Erstgespräch

Unverbindlich. Ich kenne die Abläufe in Ihrer Branche.

  • Beratung

    Welche Lösung zu RA-MICRO oder Advoware passt — auch wenn es nicht meine ist.

  • Einrichtung

    Ansagen, Identitätsprüfung, Anbindung. Sie geben frei, bevor etwas live geht.

  • Systeme zusammenführen

    Was am Telefon aufgenommen wird, liegt in der Akte. Ohne zweiten Weg.

  • Nachjustierung

    Die ersten Wochen unter Beobachtung, jeder Grenzfall wird besprochen.

  • Betreuung

    Monatlicher Bericht, feste Ansprechperson.

  • Notfallservice

    Wenn etwas hakt, erreichen Sie mich — kein Ticketsystem.

Das kann vielleicht ein Modul Ihrer Kanzleisoftware

  1. Anruf annehmen
  2. Notiz anlegen
  3. Rückruf vormerken

Aber kann es auch das?

  • Erstanfragen vollständig aufnehmen, ohne Rechtsauskunft
  • Angaben für die Kollisionsprüfung erfassen
  • Fristsachen sofort an den Berufsträger
  • Sachstandsauskunft auf Ihrer Detailstufe
  • Rechtsschutzversicherung vorab klären
  • Postfach und beA-Eingänge vorsortieren

Ein Modul hält fest, wer angerufen hat. Ob daraus ein Mandat wird, entscheidet sich vorher.

01

»Ein Erstanruf entscheidet über das Mandat — und niemand hebt ab.«

Der Agent nimmt an und erfasst den Sachverhalt vollständig, ohne eine rechtliche Einschätzung zu geben.

In 3 Schritten
  1. Rechtsgebiet klären Worum geht es, welches Gebiet. Bearbeiten Sie das nicht, sagt der Agent das — statt einen Rückruf zu versprechen.
  2. Sachverhalt in Stichworten Was ist passiert, wann, wer ist beteiligt, liegt schon Post vom Gericht vor. Ihre Fragen, in Ihrer Reihenfolge.
  3. Kollision und Kostenfrage Name der Gegenseite für Ihre Prüfung, und ob eine Rechtsschutzversicherung besteht.

Sie greifen zum Hörer und haben den Fall vor sich — statt bei null anzufangen.

RA-MICROAdvowareAnNoTextKI-Telefonagent→

02

»Eine Fristsache darf nicht auf einem Rückrufzettel landen.«

Was eine Frist berührt, geht sofort durch. Alles andere wird aufgenommen.

In 2 Schritten
  1. Sie bestimmen, was durchgeht Haftbefehl, einstweilige Verfügung, ablaufende Klagefrist, Kündigungsschutzklage — Ihre Liste, von Ihnen freigegeben.
  2. Direkt zum Berufsträger Ohne Zwischenstation, ohne Rückrufzettel. Auf welchem Weg und zu welchen Zeiten, entscheiden Sie.

Der Anruf erreicht Sie, während die Frist noch läuft.

Kanzleitelefon

03

»Mandanten fragen nach dem Sachstand. Jedes Mal schaut jemand in die Akte.«

Die Standauskunft läuft ohne Sekretariat — auf der Detailstufe, die Sie festlegen.

In 3 Schritten
  1. Identität prüfen Aktenzeichen plus ein zweites Merkmal, das nur der Mandant kennt. Das Verfahren legen wir gemeinsam fest — ohne bestandene Prüfung gibt es keine Auskunft.
  2. Stand nennen, nicht Inhalt »Schriftsatz ist raus«, »wir warten auf das Gericht« — der Stand, den Sie in der Akte gepflegt haben.
  3. Keine Auskunft an Dritte Auch nicht an Ehepartner oder Angehörige. Ohne Ausnahme, ohne Ermessen.

Ihr Sekretariat wird nicht mehr zehnmal am Tag für dieselbe Frage unterbrochen.

RA-MICROAdvoware

04

»Das beA-Postfach und das E-Mail-Postfach werden getrennt abgearbeitet.«

Was hereinkommt, wird der Akte zugeordnet und sortiert — bevor jemand hineinschaut.

In 2 Schritten
  1. Zuordnen statt ablegen Eingänge werden nach Aktenzeichen und Absender zugeordnet. Wo die Zuordnung nicht eindeutig ist, bleibt der Eingang liegen und wird gekennzeichnet.
  2. Fristrelevantes zuerst Was eine Frist auslöst, liegt oben — nicht in der Reihenfolge des Eingangs.

Der Morgen beginnt mit einem sortierten Stapel, nicht mit zwei Postfächern.

beAOutlookRA-MICROBackoffice und E-Mail→

Weiß Ihre Akte, was gestern Abend auf dem Anrufbeantworter landete?

  • Telefon
  • WhatsApp
  • Postfach
  • Kanzleisoftware
Ein Stand
  • Verschiedene Systeme zusammenführen

    Ein Anruf zum Sachstand und eine Mail mit Unterlagen gehören zur selben Akte — nicht in zwei Ablagen, die jemand zusammensuchen muss.

  • Ausfallsicher und gegen Angriffe gehärtet

    Eine verpasste Frist lässt sich nicht nachholen. Fällt der Server aus oder zieht ein KI-gestützter Angriff Daten ab, hilft kein Support-Ticket. Ich prüfe das und rüste nach.

  • Niemand sollte unersetzlich sein — auch kein System

    Sie würden auch keiner Rechtsanwaltsfachangestellten alles Wissen überlassen, ohne zu klären, wer sie im Urlaub vertritt. Für Ihre Technik gilt dasselbe.

  • Kein Systemwechsel, kein Umlernen

    Angepasst an Ihre Rechtsgebiete, Ihre Aktenführung, Ihre Abläufe. Keine Lösung von der Stange.

Anbindung

Womit sich der Agent verbindet

Er ersetzt nichts davon. Er trägt dort ein, wo Ihr Team ohnehin nachschaut — damit niemand zwei Systeme pflegen muss.

  • RA-MICRO
    Kanzleisoftware
  • Advoware
    Kanzleisoftware
  • AnNoText
    Kanzleisoftware
  • beA
    Anwaltspostfach
  • Outlook
    Kalender und Post
  • Google Kalender
    Kalender
  • WhatsApp Business
    Nachrichten

Ihre Kanzleisoftware ist oft der schwierigste Teil: Viele Systeme haben keine offene Schnittstelle. Ich sage Ihnen im Erstgespräch, was in Ihrem Fall tatsächlich geht — und wo der Weg über eine strukturierte Übergabe führt.

Die beste Automatisierung ist die, die vor der eigentlichen Arbeit haltmacht.

So läuft es ab

Von der ersten Frage bis zum Betrieb

  1. 01

    Erstgespräch

    Sie schildern, wo es klemmt. Ich sage Ihnen, ob sich etwas lohnt — auch wenn die Antwort nein lautet.

  2. 02

    Einrichten

    Ansagen, Regeln für Weiterleitungen, Anbindung an Ihre Systeme. Sie geben frei, bevor etwas live geht.

  3. 03

    Einarbeiten

    Die ersten Wochen läuft der Agent unter Beobachtung. Was nicht passt, wird nachgeschärft.

  4. 04

    Laufender Betrieb

    Monatlicher Bericht: angenommene Anrufe, erledigte Anliegen, Weiterleitungen. Und eine Nummer, unter der Sie mich erreichen.

Zusatzpaket

Wenn ein Dritter Mandantendaten sieht

§ 203 StGB erstreckt die Schweigepflicht auf mitwirkende Personen — auch auf einen externen Dienstleister, der Zugang zu Mandantendaten bekommt. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO allein genügt dafür nicht.

  • Verschwiegenheitsverpflichtung in TextformGesondert neben dem Auftragsverarbeitungsvertrag, mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen.
  • Die ganze Kette, nicht nur ichAuch die eingesetzten Plattformen und deren Unterauftragnehmer werden verpflichtet. Eine Lücke in der Kette macht die übrigen Verträge wertlos.
  • Getrennte UmgebungVerarbeitung auf Servern in Deutschland, keine Nutzung Ihrer Daten zum Training von Modellen, keine Speicherung über den Vorgang hinaus.
  • DatenflussübersichtWelche Daten gehen wohin, wie lange bleiben sie dort. Auf einer Seite, damit Sie es Ihrer Kammer zeigen können.

Was in Ihrem Fall nötig ist, klären wir vor der Einrichtung — nicht danach. Für eine rechtsverbindliche Beurteilung gehört ein Fachanwalt dazu; ich bereite auf und setze technisch um.

  • Vergleich statt Eigenwerbung

    Ich habe keine eigene Software im Regal. Was ich empfehle, kommt aus dem Vergleich — mit dem Wissen aus anderen Projekten.

  • Das Beste aus mehreren Systemen

    Wo zwei Hersteller je einen Teil gut können, verbinde ich beide.

  • Ein Ablauf statt drei Insellösungen

    Telefon, WhatsApp, Postfach — ein Eintrag im Kalender.

  • Anbindung an das, was Sie haben

    Kein Systemwechsel, kein zweites Programm zum Pflegen.

  • Einarbeitung Ihrer Mitarbeiter ohne Zeitdruck

    Ihr Team lernt den Agenten im laufenden Betrieb kennen — nicht in einer Schulung, für die niemand Zeit hat.

  • Ein Ansprechpartner, auch nächstes Jahr

    Kein Ticketsystem. Ich sitze in Leipzig.

Eine Maschine darf keine Rechtsauskunft geben.

Richtig, und sie gibt keine. Der Agent stellt die Fragen, die Sie vorgeben, und nimmt die Antworten auf. Sobald jemand eine Einschätzung will, sagt er, dass das zum Anwalt gehört. Das ist technisch festgelegt, nicht eine Frage der Einstellung.

Mein Verschwiegenheitsgebot verbietet so etwas.

Es verbietet unbefugte Offenbarung — mitwirkende Personen sind in § 203 Abs. 3 StGB ausdrücklich vorgesehen. Was dafür nötig ist, richte ich ein: Verpflichtung in Textform, Belehrung über die strafrechtlichen Folgen, und dieselbe Kette bis zum letzten Unterauftragnehmer. Für die rechtsverbindliche Beurteilung gehört ein Kollege dazu, nicht ich.

Wer am Erstanruf spart, verliert das Mandat.

Deshalb ersetzt der Agent das Gespräch nicht, er bereitet es vor. Sie rufen zurück und haben Rechtsgebiet, Sachverhalt und Kostenfrage vor sich. Das Mandatsgespräch führen Sie — nur nicht mehr zweimal, weil beim ersten Mal die Hälfte fehlte.

Kann er die Kollisionsprüfung übernehmen?

Er nimmt die Angaben auf, die Sie dafür brauchen — Name der Gegenseite, Beteiligte. Die Prüfung selbst macht die Kanzlei. Eine Mandatsannahme entscheidet niemand außer Ihnen.

Was passiert, wenn jemand am Telefon anfängt zu erzählen?

Genau das ist erwünscht — der Agent hört zu und schreibt mit, statt abzukürzen. Was Sie später nicht brauchen, überlesen Sie. Was gefehlt hätte, wäre ein zweites Telefonat.

Kann er im beA arbeiten?

Nein, und das soll er auch nicht. Das beA ist an Ihre persönliche Karte gebunden — dort greift keine Technik von mir hinein. Was sich abnehmen lässt, ist das Sortieren und Zuordnen von Eingängen, nachdem Sie sie abgerufen haben.

Max Rieger, Gründer von AI-Agent24

Wie viele Erstanrufe erreichen Sie gar nicht?

Erzählen Sie mir, was bei Ihnen im Sekretariat zusammenläuft. Ich sage Ihnen, was sich abnehmen lässt — und was zu Ihnen gehört.

Antwort in der Regel am selben oder am nächsten Werktag.