Nur weiß das niemand, solange die Meldungen über Telefon, Mail und Portal getrennt hereinkommen. Also ruft Ihr Team dreimal denselben Handwerker an — während die Nebenkostenabrechnung draußen ist und die Leitung nicht stillsteht.
»Wenn die Nebenkostenabrechnung raus ist, klingelt es zwei Wochen durch.«
Die Standardfragen werden beantwortet — alle gleichzeitig, mit derselben verlässlichen Auskunft.
In 2 Schritten
Auskunft hinterlegen Was die Positionen bedeuten, wie der Verteilerschlüssel funktioniert, bis wann Widerspruch möglich ist. Sie geben den Text frei.
Beliebig viele gleichzeitig Hundert Anrufe an einem Tag sind kein Problem. Wer eine individuelle Prüfung will, wird vorgemerkt.
Die Welle läuft an der Verwaltung vorbei, statt sie zwei Wochen zu binden.
DomusHaufe PowerHaus
04
»Ein Rohrbruch muss sofort jemanden erreichen.«
Notfälle werden an Stichworten erkannt und nach Ihrer Regelung weitergeleitet.
In 2 Schritten
Sie legen fest, was ein Notfall ist Wasser, Gas, Heizungsausfall im Winter, Aufzugstörung mit Person. Ihre Liste, von Ihnen freigegeben.
Nach Ihrer Regelung abgeben An die Bereitschaft oder direkt an den Handwerker — je nachdem, wie Sie es eingerichtet haben.
Was nicht warten kann, wartet auch nicht bis Montag.
Objekttelefon
Weiß Ihr Verwaltungsprogramm, was heute früh dreimal am Telefon gemeldet wurde?
Telefon
WhatsApp
Postfach
Verwaltungssoftware
Ein Stand
Sie setzen schon KI für einen Aufgabenbereich ein?
Dann bleibt sie. Ich verbinde sie mit dem, was drumherum liegt — und prüfe, ob sie einen Ausfall übersteht.
Verschiedene Systeme zusammenführen
Derselbe Wasserschaden wird per Telefon, per Mail und über das Portal gemeldet. Das sind drei Meldungen und ein Vorgang.
Ausfallsicher und gegen Angriffe gehärtet
Sie verwalten fremdes Eigentum und fremdes Geld. Fällt der Server aus oder zieht ein KI-gestützter Angriff Daten ab, hilft kein Support-Ticket. Ich prüfe das und rüste nach.
Niemand sollte unersetzlich sein — auch kein System
Sie würden auch keinem Objektbetreuer alles Wissen überlassen, ohne zu klären, wer ihn im Urlaub vertritt. Für Ihre Technik gilt dasselbe.
Kein Systemwechsel, kein Umlernen
Angepasst an Ihre Objekte, Ihre Handwerkerliste, Ihre Abläufe. Keine Lösung von der Stange.
Anbindung
Womit sich der Agent verbindet
Er ersetzt nichts davon. Er trägt dort ein, wo Ihr Team ohnehin nachschaut — damit niemand zwei Systeme pflegen muss.
Domus
Hausverwaltung
iX-Haus
Hausverwaltung
Haufe PowerHaus
Hausverwaltung
Outlook
Kalender und Post
Google Kalender
Kalender
WhatsApp Business
Nachrichten
Die Zusammenführung mehrerer Meldungen zu einem Vorgang ist der Teil, der sich lohnt — und der hängt daran, ob Ihre Verwaltungssoftware Vorgänge auslesen lässt. Was in Ihrem Fall geht, klären wir im Erstgespräch.
Ein System, das dieselbe Sache dreimal kennt, kennt sie gar nicht.
So läuft es ab
Von der ersten Frage bis zum Betrieb
01
Erstgespräch
Sie schildern, wo es klemmt. Ich sage Ihnen, ob sich etwas lohnt — auch wenn die Antwort nein lautet.
02
Einrichten
Ansagen, Regeln für Weiterleitungen, Anbindung an Ihre Systeme. Sie geben frei, bevor etwas live geht.
03
Einarbeiten
Die ersten Wochen läuft der Agent unter Beobachtung. Was nicht passt, wird nachgeschärft.
04
Laufender Betrieb
Monatlicher Bericht: angenommene Anrufe, erledigte Anliegen, Weiterleitungen. Und eine Nummer, unter der Sie mich erreichen.
Manche Softwareanbieter bauen ihre Lösung auch selbst ein.
Warum das selten die beste Wahl ist: Sie empfehlen zwangsläufig das eigene Produkt. Ich bin unabhängig — und verbinde auch Systeme verschiedener Hersteller, wenn jeder davon einen Teil am besten kann.
Vergleich statt Eigenwerbung
Ich habe keine eigene Software im Regal. Was ich empfehle, kommt aus dem Vergleich — mit dem Wissen aus anderen Projekten.
Das Beste aus mehreren Systemen
Wo zwei Hersteller je einen Teil gut können, verbinde ich beide.
Ein Ablauf statt drei Insellösungen
Telefon, WhatsApp, Postfach — ein Eintrag im Kalender.
Anbindung an das, was Sie haben
Kein Systemwechsel, kein zweites Programm zum Pflegen.
Einarbeitung Ihrer Mitarbeiter ohne Zeitdruck
Ihr Team lernt den Agenten im laufenden Betrieb kennen — nicht in einer Schulung, für die niemand Zeit hat.
Ein Ansprechpartner, auch nächstes Jahr
Kein Ticketsystem. Ich sitze in Leipzig.
Was Sie jetzt vermutlich denken.
Unsere Mieter sind froh, wenn überhaupt jemand abhebt.
Genau darum geht es. Heute hebt oft niemand ab, weil die Abrechnung raus ist und alle gleichzeitig anrufen. Ein Agent nimmt jeden an — und wer wirklich einen Menschen braucht, wird durchgestellt.
Darf eine KI Handwerker beauftragen?
Nur im Rahmen, den Sie setzen: welche Gewerke, welche Objekte, bis zu welchem Betrag. Alles darüber wird vorgelegt. Diese Grenze ist technisch festgelegt, nicht eine Frage der Einstellung.
Unsere Verwaltungssoftware hat ein Mieterportal.
Das ist gut, und es bleibt. Nur nutzen es nicht alle — die Meldungen kommen weiter per Telefon und Mail. Meine Aufgabe ist, dass alle drei Wege in einem Vorgang landen statt in drei.
Woher weiß der Agent, wer anruft?
Über Objekt und Wohnung plus ein zweites Merkmal, das wir gemeinsam festlegen. Auskunft über einen Vorgang gibt es nur, wenn die Prüfung bestanden ist — und nie über andere Mieter.
Kann er in unsere Verwaltungssoftware schreiben?
Das hängt vom System ab und wird vorher geprüft, nicht behauptet. Wo es geht, schreibt er direkt hinein. Wo nicht, legt er die Meldung dort ab, wo Ihr Team sie ohnehin abarbeitet.
Was passiert am Wochenende?
Der Agent nimmt an. Notfälle gehen nach Ihrer Regelung an die Bereitschaft, alles andere liegt Montagmorgen als sortierte Liste vor.
