Auf WhatsApp rechnet niemand mit zwei Tagen Antwortzeit. Ein Chat-Agent beantwortet die wiederkehrenden Fragen sofort — und reicht alles andere an Sie weiter, mit Eingangsbestätigung statt Funkstille.
Unverbindlich. Danach wissen Sie, ob sich ein Chat-Agent für Sie lohnt — und wo nicht.
»Die Kunden schreiben auf WhatsApp, Instagram und übers Formular. Ich verliere den Überblick.«
»Auf WhatsApp erwarten die Leute eine Antwort in fünf Minuten.«
»Wir wollen erreichbar sein, aber nicht über private Handynummern.«
Welche Fragen kommen wie oft — und welche davon lassen sich beantworten, ohne dass jemand tippt.
WhatsApp Business, Instagram, Website — je nachdem, wo Ihre Kunden schreiben. Geschäftliche Nummer inklusive Verifizierung.
Ihre Inhalte, Ihre Tonlage. Ein Chat, der klingt wie ein Formular, wird abgebrochen.
Was der Agent beantwortet und wann ein Mensch übernimmt, legen wir gemeinsam fest.
Die Antwortqualität wird laufend ausgewertet und nachgeschärft. Ein Agent, den niemand prüft, wird mit der Zeit schlechter.
Das Herz steuert Kommunikation. Deshalb funktioniert kein Agent, der klingt, als hätte ihn niemand angefasst.
Als unabhängiger Dritter biete ich Ihnen eine objektive, anbieterneutrale Beratung. Mein Fokus liegt allein darauf, die Software zu finden und einzurichten, die perfekt zu Ihren Prozessen passt – ohne Verkaufsdruck oder Betriebsblindheit.
Ich habe keine eigene Software im Regal. Was ich empfehle, kommt aus dem Vergleich — mit dem Wissen aus anderen Projekten.
Wo zwei Hersteller je einen Teil gut können, verbinde ich beide.
Telefon, WhatsApp, Postfach — ein Eintrag im Kalender.
Kein Systemwechsel, kein zweites Programm zum Pflegen.
Ihr Team lernt den Agenten im laufenden Betrieb kennen — nicht in einer Schulung, für die niemand Zeit hat.
Kein Ticketsystem. Ich sitze in Leipzig.
Samstag, 21:30 Uhr
Autohaus, Anfrage über WhatsApp
Anrufer»Ist der Kombi aus der Anzeige noch da?«
Agent»Ja, der steht noch. Soll ich Ihnen einen Besichtigungstermin anbieten?«
Anrufer»Gerne Montag nachmittags.«
Termin gebucht, Exposé mitgeschickt. Montagmorgen steht er im Kalender.
Mittwoch, 14:10 Uhr
Physiotherapie, Nachricht über Instagram
Anrufer»Nehmt ihr auch Selbstzahler ohne Rezept?«
Agent»Ja. Möchten Sie einen Termin, oder soll ich Ihnen zuerst die Preise schicken?«
Preisliste raus, Termin angeboten — ohne dass jemand die Behandlung unterbricht.
Sonntag, 9:05 Uhr
Hausverwaltung, Meldung über das Formular
Anrufer»Im Treppenhaus ist seit gestern das Licht aus.«
Agent»Danke — welches Haus und welches Stockwerk?«
Als Vorgang angelegt. Montagfrüh liegt die Meldung beim zuständigen Objektbetreuer.
Beispielhafte Gesprächsverläufe. Echte Aufzeichnungen folgen, sobald die Freigaben vorliegen.
WhatsApp über die offizielle Business-Schnittstelle — keine Umgehung über private Konten, die jederzeit gesperrt werden können. Dazu Instagram Direct, Facebook, Website-Widget und E-Mail im selben Posteingang.
Außerhalb eines 24-Stunden-Fensters nach der letzten Kundennachricht dürfen nur freigegebene Vorlagen versendet werden. Diese richte ich ein und lasse sie freigeben — das dauert in der Regel etwa einen Tag und ist eingeplant.
Kontakte und Verläufe landen im CRM. Terminbuchung über die Kalenderschnittstelle. Bei Bestellfragen Abgleich mit dem Shop- oder Warensystem.
Der Agent übergibt bei Unsicherheit, bei Reizwörtern oder auf Wunsch. Der Mitarbeiter sieht den gesamten Verlauf und steigt mitten im Gespräch ein.
Der Kunde wird beim ersten Kontakt darüber informiert, dass ein automatisierter Assistent antwortet. Personenbezogene Daten werden vor der Verarbeitung ersetzt, wenn die Datenlage es erfordert.
Für unkritische Abläufe. Schnell eingerichtet, kein Entwicklungsaufwand.
Wo sensible Daten im Spiel sind. Dieselbe Funktion, Ihre Umgebung.
Wenn es für Ihren Ablauf nichts Passendes gibt, baue ich es.
Was verarbeitet werden darf, wo die Daten liegen, was Sie dokumentieren müssen — schriftlich, bevor etwas eingerichtet wird.
Welcher Weg sinnvoll ist, entscheidet sich nach der Analyse — nicht vorher.
Viele merken es — und das ist in Ordnung, solange es nicht verschleiert wird. Der Agent sagt zu Beginn, dass er ein Assistent ist und dass jederzeit ein Mensch übernehmen kann.
Werden sie nicht. Der Agent beantwortet, was ohnehin Standard ist, und holt bei allem anderen einen Menschen dazu. Das Ergebnis ist mehr persönlicher Kontakt, nicht weniger — weil Ihre Leute nicht mehr zum zwanzigsten Mal die Öffnungszeiten tippen.
Geschäftlich über die offizielle Business-Schnittstelle: ja, unter Bedingungen. Über private WhatsApp-Konten: nein. Welche Daten bei Ihnen laufen dürfen, klären wir vorher.
Die meisten Website-Bots scheitern an zwei Dingen: Sie kennen die Inhalte des Unternehmens nicht und stehen dort, wo der Kunde nicht ist. Deshalb WhatsApp — dort schreiben die Leute ohnehin.
Das legen Sie fest. Der gemeinsame Posteingang macht sichtbar, was offen ist — niemand muss auf einem privaten Handy nachschauen.
Ja, eine geschäftliche. Das kann eine neue Nummer sein oder eine vorhandene, die noch nicht mit einem privaten WhatsApp-Konto verknüpft ist.
Ja, Instagram Direct und Facebook laufen im selben Posteingang.
Sie gehen an einen Menschen — mit dem vollständigen Verlauf. Der Kunde bekommt eine Rückmeldung, dass sich jemand meldet.
Ja. Zuständigkeiten, interne Notizen und Zuweisungen sind vorgesehen.
Sie schildern, wo es bei Ihnen klemmt. Ich sage Ihnen, was sich lohnt, was nicht, und ob ich der Richtige dafür bin. Kostenlos und ohne Verpflichtung.
Antwort in der Regel am selben oder am nächsten Werktag.
