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Für Pflegedienste

Um sieben fällt eine Kraft aus. Die Tour steht schon

Jetzt muss jemand umplanen, Angehörige informieren und gleichzeitig die Anrufe annehmen, die ohnehin kommen. Meist ist das eine Person — und die hat eigentlich eine andere Aufgabe.

Kostenloses Erstgespräch

Unverbindlich. Ich kenne die Abläufe in Ihrer Branche.

  • Beratung

    Welches System zu Vivendi oder Medifox passt — auch wenn es nicht meines ist.

  • Einrichtung

    Ansagen, Regeln fürs Durchstellen, Anbindung. Sie geben frei, bevor etwas live geht.

  • Systeme zusammenführen

    Was am Telefon gemeldet wird, steht in der Tour. Ohne zweiten Weg.

  • Nachjustierung

    Die ersten Wochen unter Beobachtung, jeder Grenzfall wird besprochen.

  • Betreuung

    Monatlicher Bericht, feste Ansprechperson.

  • Notfallservice

    Wenn etwas hakt, erreichen Sie mich — kein Ticketsystem.

Das kann vielleicht ein Modul Ihrer Tourenplanung

  1. Anruf annehmen
  2. Notiz anlegen
  3. Rückruf vormerken

Aber kann es auch das?

  • Krankmeldungen aufnehmen und weitergeben
  • Absagen durch Angehörige an die Tour melden
  • Erstanfragen mit Pflegegrad und Bedarf erfassen
  • Bewerbungen sofort bestätigen und sortieren
  • Standauskunft zu laufenden Anträgen
  • Postfach vorsortieren, bevor jemand hineinschaut

Ein Modul notiert, wer angerufen hat. Aber die Tour ändert sich davon nicht.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

01

»Eine Absage am Morgen muss die Tour erreichen, nicht die Zentrale.«

Der Agent nimmt die Meldung auf und gibt sie direkt an die zuständige Pflegekraft weiter.

In 3 Schritten
  1. Zuordnen statt notieren Welcher Klient, welche Tour, welcher Einsatz. Der Agent weiß, wer heute dort fährt.
  2. Direkt weitergeben Die Pflegekraft erfährt es auf dem Diensthandy — ohne dass jemand in der Zentrale dazwischen telefoniert.
  3. Rückmeldung an den Anrufer Dass die Meldung angekommen ist. Sonst ruft dieselbe Person in einer Stunde wieder an.

Niemand fährt zu einem Klienten, der heute nicht da ist.

VivendiMedifoxDAN ProdukteKI-Telefonagent→

02

»Angehörige rufen an, während alle im Einsatz sind.«

Jeder Anruf wird angenommen, das Anliegen zugeordnet. Dringendes geht sofort durch.

In 3 Schritten
  1. Identität prüfen Wer ruft an und für welchen Klienten. Das Verfahren legen wir gemeinsam fest — ohne bestandene Prüfung gibt es keine Auskunft.
  2. Einsortieren Terminänderung, Frage zur Versorgung, Beschwerde, akute Sorge — nach Ihren Kriterien.
  3. Abgeben oder erledigen Was einen Menschen braucht, geht sofort an die Pflegedienstleitung. Der Rest ist schon erledigt.

Die Leitung wird nicht mehr für jede Rückfrage aus dem Einsatz geholt.

VivendiMedifox

03

»Eine neue Anfrage kommt selten dann, wenn Zeit dafür ist.«

Erstkontakte werden vollständig erfasst, damit der Rückruf ein Gespräch statt einer Befragung wird.

In 2 Schritten
  1. Bedarf aufnehmen Pflegegrad, was gebraucht wird, ab wann, in welchem Gebiet. Ihre Fragen, in Ihrer Reihenfolge.
  2. Vorprüfen, nicht zusagen Liegt das Gebiet außerhalb Ihrer Touren, sagt der Agent das — statt einen Rückruf zu versprechen, der nichts bringt.

Sie rufen zurück und wissen schon, ob es passt.

VivendiOutlook

04

»Bewerbungen von Pflegekräften bleiben ein paar Tage liegen.«

Jede Bewerbung wird am selben Tag bestätigt und sortiert — in diesem Markt entscheidet das mit.

In 2 Schritten
  1. Sofort bestätigen Innerhalb von Minuten, nicht Tagen. Mit dem Hinweis, wie es weitergeht.
  2. Sortieren und vorlegen Qualifikation, Führerschein, gewünschter Umfang. Was fehlt, wird nachgefragt statt geraten.

Sie verlieren keine Bewerbung mehr an den, der schneller geantwortet hat.

OutlookWhatsApp BusinessBackoffice und E-Mail→

Weiß Ihre Tourenplanung, was heute früh am Telefon gemeldet wurde?

  • Telefon
  • WhatsApp
  • Postfach
  • Tourenplanung
Ein Stand

Sie setzen schon KI für einen Aufgabenbereich ein?

Dann bleibt sie. Ich verbinde sie mit dem, was drumherum liegt — und prüfe, ob sie einen Ausfall übersteht.

  • Verschiedene Systeme zusammenführen

    Eine Krankmeldung aus der Frühschicht und eine Absage durch Angehörige betreffen dieselbe Tour. Sie dürfen nicht an zwei Stellen liegen.

  • Ausfallsicher und gegen Angriffe gehärtet

    Ohne Tourenplan fährt niemand los. Fällt der Server aus oder zieht ein KI-gestützter Angriff Daten ab, hilft kein Support-Ticket. Ich prüfe das und rüste nach.

  • Niemand sollte unersetzlich sein — auch kein System

    Sie würden auch keiner Pflegedienstleitung alles Wissen überlassen, ohne zu klären, wer sie im Urlaub vertritt. Für Ihre Technik gilt dasselbe.

  • Kein Systemwechsel, kein Umlernen

    Angepasst an Ihre Touren, Ihre Schichten, Ihre Abläufe. Keine Lösung von der Stange.

Anbindung

Womit sich der Agent verbindet

Er ersetzt nichts davon. Er trägt dort ein, wo Ihr Team ohnehin nachschaut — damit niemand zwei Systeme pflegen muss.

  • Vivendi
    Pflegedokumentation
  • Medifox
    Pflegedokumentation
  • DAN Produkte
    Tourenplanung
  • Outlook
    Kalender und Post
  • Google Kalender
    Kalender
  • WhatsApp Business
    Nachrichten

Ihre Pflegesoftware steht nicht dabei? Dann klären wir im Erstgespräch, ob sich Touren und Dienstpläne auslesen lassen — und wo es keinen Weg gibt, sage ich das.

Automatisierung nimmt keiner Pflegekraft die Arbeit ab. Sie nimmt ihr die Telefonate darüber.

So läuft es ab

Von der ersten Frage bis zum Betrieb

  1. 01

    Erstgespräch

    Sie schildern, wo es klemmt. Ich sage Ihnen, ob sich etwas lohnt — auch wenn die Antwort nein lautet.

  2. 02

    Einrichten

    Ansagen, Regeln für Weiterleitungen, Anbindung an Ihre Systeme. Sie geben frei, bevor etwas live geht.

  3. 03

    Einarbeiten

    Die ersten Wochen läuft der Agent unter Beobachtung. Was nicht passt, wird nachgeschärft.

  4. 04

    Laufender Betrieb

    Monatlicher Bericht: angenommene Anrufe, erledigte Anliegen, Weiterleitungen. Und eine Nummer, unter der Sie mich erreichen.

Zusatzpaket

Wenn ein Dritter Pflegedaten sieht

§ 203 StGB erstreckt die Schweigepflicht auf mitwirkende Personen — auch auf einen externen Dienstleister, der Zugang zu Daten Ihrer Pflegebedürftigen bekommt. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO allein genügt dafür nicht.

  • Verschwiegenheitsverpflichtung in TextformGesondert neben dem Auftragsverarbeitungsvertrag, mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen.
  • Die ganze Kette, nicht nur ichAuch die eingesetzten Plattformen und deren Unterauftragnehmer werden verpflichtet. Eine Lücke in der Kette macht die übrigen Verträge wertlos.
  • Getrennte UmgebungVerarbeitung auf Servern in Deutschland, keine Nutzung Ihrer Daten zum Training von Modellen, keine Speicherung über den Vorgang hinaus.
  • DatenflussübersichtWelche Daten gehen wohin, wie lange bleiben sie dort. Auf einer Seite, damit Sie es Ihrer Kammer zeigen können.

Was in Ihrem Fall nötig ist, klären wir vor der Einrichtung — nicht danach. Für eine rechtsverbindliche Beurteilung gehört ein Fachanwalt dazu; ich bereite auf und setze technisch um.

Manche Softwareanbieter bauen ihre Lösung auch selbst ein.

Warum das selten die beste Wahl ist: Sie empfehlen zwangsläufig das eigene Produkt. Ich bin unabhängig — und verbinde auch Systeme verschiedener Hersteller, wenn jeder davon einen Teil am besten kann.

  • Vergleich statt Eigenwerbung

    Ich habe keine eigene Software im Regal. Was ich empfehle, kommt aus dem Vergleich — mit dem Wissen aus anderen Projekten.

  • Das Beste aus mehreren Systemen

    Wo zwei Hersteller je einen Teil gut können, verbinde ich beide.

  • Ein Ablauf statt drei Insellösungen

    Telefon, WhatsApp, Postfach — ein Eintrag im Kalender.

  • Anbindung an das, was Sie haben

    Kein Systemwechsel, kein zweites Programm zum Pflegen.

  • Einarbeitung Ihrer Mitarbeiter ohne Zeitdruck

    Ihr Team lernt den Agenten im laufenden Betrieb kennen — nicht in einer Schulung, für die niemand Zeit hat.

  • Ein Ansprechpartner, auch nächstes Jahr

    Kein Ticketsystem. Ich sitze in Leipzig.

Was Sie jetzt vermutlich denken.

Unsere Klienten sind alt. Die sprechen nicht mit einem Automaten.

Oft rufen nicht die Klienten an, sondern Angehörige — und die haben es eilig. Wer doch unsicher ist, wird durchgestellt. Nur landet dann niemand mehr in der Warteschleife, weil die Zentrale gerade umplant.

Gesundheitsdaten gehören nicht in eine KI.

Für die Tourenplanung braucht der Agent keine Diagnosen — nur, wer wann wo einen Einsatz hat. Was darüber hinausgeht, klären wir vor der Einrichtung. § 203 StGB erlaubt mitwirkende Personen ausdrücklich, wenn die Verschwiegenheit gesichert ist.

Unsere Pflegesoftware kann Telefonie dazubuchen.

Wenn das für Sie reicht, sage ich Ihnen das. Nur deckt so ein Modul meist einen Kanal ab. Bei Ihnen kommen Meldungen per Telefon, per WhatsApp von Angehörigen und per Mail — und sie betreffen dieselbe Tour.

Woher weiß der Agent, wer am Telefon ist?

Über ein Verfahren, das wir gemeinsam festlegen: Name des Klienten plus ein zweites Merkmal. Wer es nicht besteht, bekommt keine Auskunft — sondern einen Rückruf durch Ihre Leitung.

Kann er in unseren Dienstplan schreiben?

Das hängt vom System ab und wird vorher geprüft, nicht behauptet. Wo es geht, schreibt er direkt hinein. Wo nicht, meldet er die Änderung an die Person, die den Plan führt.

Was passiert nachts und am Wochenende?

Der Agent nimmt an und gibt nach Ihrer Regelung weiter — an die Rufbereitschaft oder als Meldung für den Morgen. Was durchgestellt wird, legen Sie fest.

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Max Rieger, Gründer von AI-Agent24

Wie läuft bei Ihnen ein Morgen mit zwei Krankmeldungen?

Erzählen Sie mir, wer dann telefoniert und was dabei liegen bleibt. Ich sage Ihnen, was sich abnehmen lässt.

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Antwort in der Regel am selben oder am nächsten Werktag.